Administratieve organisatie
Bij administratieve organisatie gaat het vooral om het vinden naar oplossingen tegen eventuele risico's binnen de organisatie. Deze risico's kunnen op verschillende manieren en in verschillende lagen van de organisatie voor komen.
Bedrijfsprocessen kunnen beschreven worden aan de hand van het waardeketenmodel van Porter. Het geeft een generieke opsomming van alle bedrijfsprocessen in een organisatie.
- Inkomende logistiek – goederen worden aangevoerd, gekeurd en opgeslagen in afwachting van het verbruik in productie.
- Operationele activiteiten – hier worden grondstoffen en halffabricaten omgezet in eindproducten.
- Uitgaande logistiek – het product dat gereed is wordt hier opgeslagen in het magazijn en komt zo uiteindelijk bij de klant terecht.
- Marketing en verkoop – behoefte van klanten in kaart brengen en zorgen dat klanten gaan kopen.
- Dienstverlening – ervoor zorgen dat de klant het product optimaal kan gebruiken
- Infrastructuur – ervoor zorgen dat de organisatie kan functioneren via facilitair management, financieel management en andere processen.
- Human resources management – personeelsproces
- Technologie ontwikkeling – producten en bijbehorende productieprocessen worden ontwikkeld.
- Inkoop – voorziet in alles wat de organisatie zelf niet maakt.
- Inkomende logistiek – goederen worden aangevoerd, gekeurd en opgeslagen in afwachting van het verbruik in productie.
- Operationele activiteiten – hier worden grondstoffen en halffabricaten omgezet in eindproducten.
- Uitgaande logistiek – het product dat gereed is wordt hier opgeslagen in het magazijn en komt zo uiteindelijk bij de klant terecht.
- Marketing en verkoop – behoefte van klanten in kaart brengen en zorgen dat klanten gaan kopen.
- Dienstverlening – ervoor zorgen dat de klant het product optimaal kan gebruiken
- Infrastructuur – ervoor zorgen dat de organisatie kan functioneren via facilitair management, financieel management en andere processen.
- Human resources management – personeelsproces
- Technologie ontwikkeling – producten en bijbehorende productieprocessen worden ontwikkeld.
- Inkoop – voorziet in alles wat de organisatie zelf niet maakt.
'De gereedschapskist'
Hiernaast zie je alle facetten die je mogelijk kunt inzetten tegen de risico's binnen de organisatie.
Functiescheiding – bestaat uit meerdere essentiële functies:
- Beschikken = mogen beslissen over zaken van de onderneming
- Bewaren = activa (en passiva) bewaren, maar niet over beslissen
- Uitvoeren = in opdracht van een andere functionaris iets uitvoeren
- Registreren = gecombineerd met controleren; spreekt voor zich
- Controleren = gecombineerd met registreren; spreekt voor zich
Automatisering – tegenwoordig is bijna alles geautomatiseerd. Echter, daarbij zijn de volgende punten van groot belang:
- Toegangsbeveiliging – voor de veiligheid van een organisatie
- Autorisaties binnen systeem – wel toegang tot systeem, maar met maar een beperkt aantal bevoegdheden. Dit wordt natuurlijk goed in de gaten gehouden, bijv door middel van geautomatiseerde controles.
- Logging – als er wordt gecheckt wat je op het net van een organisatie hebt gedaan.
- Volledig en juist invullen van velden
Kaders en normen – met betrekking tot kostprijscalculaties, verkoopprognoses, afdelingsbudgetten, begrotingen, etc.
Richtlijnen – gaat o.a. over gedragscodes, daarnaast over interne controle
Verbandcontroles – o.a. de three-way-match, maar daarnaast ook verbanden
Steekproefcontroles - willekeurige controles
Oogtoezicht – toezicht houden op processen, systemen en situaties.
Hiernaast zie je alle facetten die je mogelijk kunt inzetten tegen de risico's binnen de organisatie.
Functiescheiding – bestaat uit meerdere essentiële functies:
- Beschikken = mogen beslissen over zaken van de onderneming
- Bewaren = activa (en passiva) bewaren, maar niet over beslissen
- Uitvoeren = in opdracht van een andere functionaris iets uitvoeren
- Registreren = gecombineerd met controleren; spreekt voor zich
- Controleren = gecombineerd met registreren; spreekt voor zich
Automatisering – tegenwoordig is bijna alles geautomatiseerd. Echter, daarbij zijn de volgende punten van groot belang:
- Toegangsbeveiliging – voor de veiligheid van een organisatie
- Autorisaties binnen systeem – wel toegang tot systeem, maar met maar een beperkt aantal bevoegdheden. Dit wordt natuurlijk goed in de gaten gehouden, bijv door middel van geautomatiseerde controles.
- Logging – als er wordt gecheckt wat je op het net van een organisatie hebt gedaan.
- Volledig en juist invullen van velden
Kaders en normen – met betrekking tot kostprijscalculaties, verkoopprognoses, afdelingsbudgetten, begrotingen, etc.
Richtlijnen – gaat o.a. over gedragscodes, daarnaast over interne controle
Verbandcontroles – o.a. de three-way-match, maar daarnaast ook verbanden
Steekproefcontroles - willekeurige controles
Oogtoezicht – toezicht houden op processen, systemen en situaties.